Publié 02 Avr 2020 · Par charles · Actualités

Challenges RH : Une nouvelle organisation face à une crise

Suite à l'épidémie de COVID-19 et face à la crise sanitaire dans laquelle est plongée la France depuis quelques semaines, les entreprises ont dû revoir leurs façons de travailler afin d’accompagner au mieux les salariés. Dans le cas de forces majeures, relevant de la sécurité des employés, la direction des ressources humaines peut mettre en place un plan de continuité d’activité.

Alors quels sont les dispositifs que les entreprises peuvent mettre en place pour optimiser au mieux la gestion des salariés ?

 

1. Le télétravail

 

A. Qu’est-ce que c’est et comment ça fonctionne ?

En France, le télétravail est une organisation qui consiste pour le salarié à exercer de manière régulière et volontaire le travail qu’il aurait pu effectuer au sein de son entreprise, hors du bureau. Pour ce faire, le personnel salarié utilise les technologies de l’information et de la communication comme un ordinateur, un téléphone portable ou encore une tablette.

Depuis Septembre 2017, le télétravail n’est plus obligatoirement inscrit sur le contrat de travail du salarié. En effet, il est mis en place suite à un accord collectif au sein de l’entreprise ou décidé par le chef d’entreprise en cas de force majeur. Il s’agit d’une organisation du travail et non pas d’un aménagement du temps de travail et cela n’a aucun impact sur le décompte du temps de travail effectif. L’employeur ne peut donc pas licencier un salarié pour motif de télétravail sauf en cas de situation d’absentéisme majeur.

En l’absence de charte ou d’accord collectif, lorsque le salarié et le responsable d’entreprise conviennent de recourir au télétravail, l’accord peut être formalisé par n’importe quel moyen (oral, mail…).

 

L’employeur peut-il imposer le télétravail à ses salariés ?

En cas de force majeur ou directives gouvernementales, l’employeur peut imposer le télétravail au salarié sans son accord puisqu’il s’agit d’un aménagement de poste essentiel à la continuité de l’entreprise et à la protection des salariés.

*Depuis le passage de l’épidémie du Coronavirus au stade 3, la mise en place du télétravail doit être systématique dès que le poste de travail le permet jusqu’à la fin de la crise ou jusqu’à la reprise de l’activité.*

 

B. Les obligations de l’employeur et du salarié

L’employeur est dans l’obligation vis-à-vis de ses salariés en télétravail :

– De les tenir informés de toutes les règles en matière d’équipements, d’outils informatiques, de services de communication électronique mais également des sanctions mises en place en cas de non-respect des règles ;
– En cas de télétravail imposé, l’employeur doit rendre prioritaires les télétravailleurs pour occuper ou reprendre un métier de manière classique qui correspond à leurs compétences professionnelles ;
– D’organiser un entretien portant sur les conditions de l’activité et de sa charge de travail ;
– De verser les mêmes avantages aux salariés et aux télétravailleurs avec un contrat similaire ;
– L’employeur ne peut licencier un salarié pour motif de télétravail sauf en cas de situation d’absentéisme majeur.

 

Cependant le salarié a également des obligations liées au télétravail :

– Il doit respecter les restrictions d’usage des outils informatiques ;
– Il doit respecter les horaires de travail qui sont présentes sur son contrat et se conformer au contrôle du temps de travail ;
– Il doit décider avec son employeur des plages horaires pendant lequel il peut être contacté. Il se doit de se rendre disponible durant ces plages horaires.
– En cas de non-respect des règles, le télétravailleur sera sanctionné de la même manière qu’un salarié traditionnel.

 

C. Les droits de télétravailleurs

Les salariés travaillant de chez eux doivent bénéficier des mêmes droits et avantages légaux que ceux qui sont appliqués aux salariés travaillant au sein des locaux de l’entreprise ;
– Un salarié qui souhaite travailler de chez lui doit en informer son employeur par tout moyen (oral, mail, courrier..), si l’employeur refuse il devra justifier de cette décision ;
– Si l’entreprise est soumise aux 35h par semaine, le télétravailleur qui travaille au-delà de ces heures a le droit aux heures supplémentaires comme les autres salariés ;
– Si les salariés de l’entreprise bénéficient de titres-restaurant, les télétravailleurs toucheront cet avantage social de manière équivalente. Cependant, les conditions des salariés travaillant chez eux doivent être équivalentes à celle des salariés présents dans les locaux de l’entreprise soit une journée organisée en 2 parties entrecoupées d’une pause réservée à la prise de repas

 

2. L’arrêt maladie

 

A. Comment ça fonctionne ?

Un arrêt maladie est une prescription médicale qui est délivrée à un salarié dans le cas où son état de santé ne lui permet pas de continuer son activité professionnelle. L’arrêt maladie peut être prescrit à la suite d’une maladie ou d’un accident (qu’il soit professionnel ou non), il permet au salarié de cesser son activité de travail tout en percevant des indemnités journalières.

 

Quelles sont les démarches à faire ?

– Informer l’employeur de l’incapacité du salarié à venir sur son lieu de travail pour cause de maladie ou d’accident ;
– Consulter un médecin et demander un certificat médical d’arrêt de travail ;
– Faire parvenir les documents nécessaires à l’employeur et à la Sécurité Sociale en respectant le délai légal.

 

Quel est le délai pour envoyer un arrêt de travail ?

Il n’existe pas de délai légal en ce qui concerne le droit d’information de l’employeur. De manière générale, le délai prévu est de 2 jours à compter du jour d’absence si aucune période n’est prévue sur la convention collective. Toutefois, la législation prévoit un délai obligatoire de 48 heures pour la remise du certificat d’arrêt de travail à l’employeur et à la caisse d’assurance maladie.
En cas de retard, la caisse d’assurance prévoit en cas de récidive une retenue financière à hauteur de 50% des indemnités journalières

 

Dans le cas du Covid-19

Afin de limiter la diffusion du virus, l’assurance maladie a mis en place un téléservice qui permet aux employeurs de déclarer leurs salariés qui sont dans l’obligation de rester à domicile pour garder leurs enfants. La prise en charge de l’arrêt se fait sans jours de carence et sans examen des conditions d’ouverture de droits.

 

Cette déclaration fait office d’arrêt de travail. Cependant, il est nécessaire de respecter certaines conditions :

– cela concerne uniquement les parents d’enfants de moins de 16 ans et les parents d’enfants en situation de handicap sans limite d’âge ;
– cette déclaration s’applique aux salariés du régime général, salariés agricoles, marins, clercs et employés de notaire, les travailleurs indépendants et travailleurs non salariés agricoles et agents contractuels de la fonction publique. Les autoentrepreneurs se déclarent eux-mêmes dans le téléservice ;
– la déclaration faite sur le téléservice permet de déclencher une indemnisation automatique des salariés concernés.

Également, si un des salariés est atteint du Coronavirus, il peut bénéficier d’une indemnisation sans délai de carence pour 20 jours.

Pour déclarer un employé en arrêt maladie pendant la crise du Covid-19, il suffit de suivre la procédure sur le site de la Sécurité Sociale, via ce lien dédié.

 

B. Quels sont les obligations des salariés ?

Les salariés en arrêt maladie doivent respecter certaines obligations :

– Un salarié en arrêt maladie n’a pas le droit de quitter la zone géographique de la caisse d’assurance maladie à laquelle il est rattaché ;
– Le salarié doit respecter les prescriptions de son médecin traitant ;
– Le salarié doit respecter les horaires de sortie mentionnés sur son certificat médical sauf si les sorties sont libres. Cependant, il est tenu de rester à son domicile de 9h à 11h et de 14h à 16H la semaine mais également le week-end ;
– Le salarié en arrêt maladie doit respecter l’obligation d’information envers son employeur et la caisse d’assurance maladie en effectuant les démarches nécessaires ;
– Le salarié doit justifier de son arrêt de travail avec un certificat médical ;
– Pendant la durée de l’arrêt maladie, le salarié ne peut pas effectuer une activité rémunérée sauf avis contraire de son médecin.

À noter que sous certaines conditions ces obligations peuvent être revues, c’est notamment le cas pour les arrêts maladies lors de la crise sanitaire du Covid-19.

 

C. Les obligations pour les entreprises

Tout comme le salarié, l’entreprise doit respecter certaines obligations :

– L’employeur doit envoyer à l’assurance maladie une attestation de salaire. C’est sur base des éléments portés sur cette attestation que l’assurance maladie détermine si le salarié remplit les conditions pour avoir droit aux indemnités journalières.

– Si le salarié reprend le travail avant la date de reprise initialement prévue, l’employeur doit tenir au courant l’organisme d’assurance maladie versant les indemnités journalières.

 

3. Le chômage partiel

 

A. Comment ça fonctionne ?

Le chômage partiel, qui est aussi appelé chômage technique, est une situation dans laquelle les salariés d’une entreprise sont face à une baisse d’activité en dessous de l’horaire légal de travail, du fait d’une réduction temporaire de l’activité et d’une baisse du chiffre d’affaires.

Cette solution permet aux entreprises de ne pas avoir recours au licenciement économique et de garder les salariés à leur poste sans prendre de risques. Grâce au chômage partiel, l’entreprise réduit ses charges de personnel tout en conservant son effectif.

Il est important de mentionner que l’activité partielle est une mesure collective, un employeur ne peut pas mettre un seul de ses salariés en activité partielle.

 

Dans le cas du Covid-19 :

Le Code du Travail a été momentanément assoupli afin d’aider les entreprises et les salariés à traverser la crise, et cela, notamment par la mise en place du chômage partiel.

En période de Covid-19, toutes les entreprises qui rencontrent des difficultés à maintenir leurs activités ou qui ont été forcées de l’arrêter car catégorisées comme “entreprises non stratégiques” peuvent recourir à l’activité partielle. Le dispositif est mis en place par un avenant temporaire pour les salariés ayant un contrat de travail (CDI, CDD, contrat de professionnalisation ou d’apprentissage, temps partiel..) et qui sont concernés par cette baisse ou cet arrêt de l’activité.

L’employeur décide des conditions du chômage partiel soit par une réduction des heures des salariés ou par la fermeture d’un ou plusieurs services. Le salarié, lui n’a pas la possibilité de refuser d’être mis au chômage technique et continuera à être payé chaque mois.

Le chômage partiel donne lieu à une indemnisation qui représente 70% de la rémunération brute et 84% du salaire net. Cependant, il existe des exceptions :
– Les salariés au SMIC, en CDD ou en CDI toucheront l’intégralité de leur rémunération habituelle ;
– Les salariés en formation également ;
– Les salariés au SMIC à temps partiel toucheront 100% d’un semi-smic.
– L’entreprise sera intégralement remboursée par l’Etat pour les salaires jusqu’à 6 927 euros.

 

B. Quels sont les droits des salariés ?

Même en chômage partiel, les salariés possèdent des droits :
– Le salaire des salariés est maintenu à hauteur de 70% du salaire brut (ou 84% du salaire net) et l’intégralité du SMIC net au minimum ;
– Les salariés continuent d’accumuler des points de retraite et des droits aux congés payés ;
– Les heures travaillées seront payées normalement. Quant aux heures restantes, elles seront indemnisées par l’application de l’activité partielle.
– Les salariés en chômage partiel peuvent prétendre aux titres-restaurant si une pause déjeuner est comprise dans l’aménagement des horaires. Pour les salariés qui ne bénéficient plus d’une pause repas, il est possible de continuer de bénéficier de titres-restaurant mais dans ce cas les avantages fiscaux de s’appliquent pas. Les titres-restaurant s’appliquent en fonction des heures travaillées.

 

C. Les obligations à respecter pour les entreprises

– L’employeur à l’obligation de protéger la santé de ses salariés ;
– L’employeur ne peut pas obliger les salariés à poser leurs congés durant la période de chômage partiel (sauf sur un accord d’entreprise). Il existe une exception dans le cas du Covid-19 ;
– L’employeur ne pas licencier des salariés pour des raisons sanitaires ;
– L’employeur doit effectuer la démarche auprès du gouvernement afin que les salariés soient indemnisés ;

 

4. Les congés payés et RTT en période de crise sanitaire grave

 

Face à la crise sanitaire, l’employeur peut encourager ses salariés à prendre leurs congés payés afin d’éviter le recours au chômage partiel. Cependant, le recours au congés payés n’est pas obligatoire avant la mise au chômage partiel des salariés. L’employeur ne peut donc pas forcer ses salariés à prendre leurs congés.

Néanmoins, la loi d’urgence pour faire face à l’épidémie de Covid-19 publié le 24 mars 2020 à changé légèrement ces règles. Pour les congés payés et les jours de RTT, il est possible d’imposer et de modifier les dates de départ des salariés.

Dans le cas des congés payés, l’employeur ne peut pas décider de cela seul, il faudra un accord d’entreprise pour imposer la prise de congés payés anticipée des salariés. De plus, la possibilité de changer des dates de congés payés ne peut concerner que 6 jours ouvrables.

Pour les RTT, l’accord collectif n’est pas obligatoire. De ce fait, les employeurs peuvent imposer ou modifier les dates des jours de réduction du temps de travail et des jours de repos en n’appliquant pas les délais de prévenances et les modalités prévues par le Code du Travail, les conventions et les accords collectifs.

 

5. Le report de charges sociales

 

A. Qu’est ce que c’est ?

Face à l’épidémie de Coronavirus, le gouvernement a mis en place des mesures exceptionnelles et des dispositions applicables pour répondre aux enjeux de la crise actuelle. Ces mesures permettent aux entreprises de reporter certaines échéances fiscales et sociales tant que l’évolution de la situation n’est pas positive.

De ce fait, les entreprises peuvent reporter jusqu’à 3 mois et sans pénalités une partie ou la totalité du paiement des cotisations sociales et patronales. Des délais vont également être accordés pour le paiement des loyers, des factures d’eau, de gaz, d’électricité et pour les prêts bancaires.

L’ensemble des cotisations et contributions versées à L’URSSAF sont concernées, aussi bien patronales que salariales.

L’entreprise peut aussi suspendre les prélèvements mensuels de CFE (cotisations foncières des entreprises) et de taxes foncières. Les montants non prélevés seront prélevés automatiquement au moment du solde de l’impôt en fin d’année 2020.

Si le report de paiement est insuffisant par rapport aux difficultés, l’entreprise peut obtenir des remises d’impôts directs, pénalités ou intérêt de retard sur des dettes fiscales en cours.

Pour en savoir plus

 

B. Quelles entreprises peuvent y prétendre ?

Toutes les entreprises qui doivent payer un impôt direct en mars peuvent bénéficier des mesures d’urgence de report de paiement. Les entreprises qui bénéficieront de ces mesures ne subiront pas de pénalités de l’Etat. Toute intervention avant le 22 du mois sera prise en compte pour le mois suivant.

Pour les indépendants (hors micro-entreprises)
L’URSSAF prévoit l’octroi de délai de paiement des cotisations et la possibilité d’ajuster l’échéancier de cotisations sociales de l’entreprise pour permettre à l’indépendant d’avoir une fourchette prévisionnelle de son revenu sans attendre la déclaration annuelle.

Pour les micro-entrepreneurs
Il est possible de faire la demande d’un report de paiement de cotisations sociales.

Les indépendants et les micro-entrepreneurs peuvent bénéficier d’avantages communs :
– Report sans pénalité du paiement des impôts directs ;
– Modulation de l’impôt sur le revenu ;
– Suspension de la mensualisation de la CFE ;
– L’obtention ou le maintien d’un crédit bancaire.

 

C. Comment en bénéficier ?

Pour bénéficier du report des loyers, des factures d’eau, de gaz et d’électricité, la démarche est assez simple. Les entreprises doivent s’adresser par mail, via les formulaires disponibles sur les sites concernés (EDF, Engie..) ou par téléphone aux entreprises auxquelles sont réglées habituellement ces charges.

Pour les impôts sur les sociétés, comme mentionné précédemment, le gouvernement accorde un report de paiement au 15 juin de l’acompte d’impôt sur les sociétés dû le 15 mars 2020. Si le Trésor Public n’a pas prélevé cette somme, l’entreprise peut y faire opposition.
Dans le cas où le prélèvement a été effectué, l’entreprise peut en demander le remboursement à son service d’impôts.

 

A retenir :
– La mise en place du télétravail doit être systématique dès que le poste de travail le permet pendant toute la durée de l’épidémie du Covid-19.
– Toutes les entreprises qui rencontrent des difficultés à maintenir leurs activités ou qui ont été forcées de l’arrêter car catégorisées comme “entreprises non stratégiques” peuvent recourir aux chômage technique.
– L’Etat permet aux entreprises de reporter jusqu’à 3 mois et sans pénalités une partie ou la totalité du paiement des cotisations sociales et patronales.

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