Publié 16 Sep 2020 · Par charles · Wedoofood

Office manager : que doit-il gérer ?

Tout droit venu des États-Unis et anciennement nommé Responsable des services généraux, l’Office Manager évolue généralement dans les petites et moyennes entreprises (PME).

Il a un rôle clé dans le bon déroulement des activités d’une entreprise, il étend ses fonctions dans différents domaines tels que la communication, la gestion administrative, la comptabilité, les ressources humaines, l’administratif, etc.

1. Quel est le rôle d’un Office Manager ?

 

A. De quelles tâches s’occupe un Office Manager dans une entreprise ?

 

L’Office Manager est chargé de veiller au bon fonctionnement d’une entreprise, de coordonner et d’assurer la cohérence entre l’extérieur et les équipes mais aussi entre la Direction et les collaborateurs. Le périmètre d’action de l’Office Manager est très libre, ses principales missions peuvent être liées à :

 

La gestion des services généraux comprend la gestion de la logistique avec principalement l’envoi, la réception, le tri et la diffusion des courriers mais aussi l’administration des stocks de fournitures administratives, le mobilier et le matériel de bureau. La gestion des services généraux englobe aussi la supervision des travaux et ménages qui ont lieu dans les locaux que la classification des archives en interne ou par un sous-traitant.

 

La gestion de projet et la coordination font partie intégrante de son rôle. Il s’agit d’assurer l’équilibre, l’unité et l’harmonie des équipes (organisation d’évènements; d’after-work, etc.)

 

Le développement d’une politique RSE (responsabilité sociétale d’une entreprise). L’Office Manager doit veiller à la prise en compte des enjeux environnementaux et sociétaux dans les activités de l’organisation.

 

Motiver et accompagner les collaborateurs : un bon accompagnement et une juste stimulation des équipes les aideront à atteindre leurs objectifs. Pour cela, il faut savoir créer une bonne atmosphère, maintenir une bonne entente mais également accompagner les collaborateurs dans leurs tâches et dans la prise de leurs responsabilités.

 

La gestion du personnel comprend la gestion des congés des collaborateurs, potentiellement par le biais d’un outil informatique; l’aide au recrutement en lien avec les ressources humaines, mais aussi la formation des nouveaux salariés.

 

B. Quelles sont les qualifications requises pour devenir Office Manager ?

 

Le métier d’Office Manager ne requiert pas de formation ni diplôme spécifique, même si des études dans le domaine du management ou de la gestion sont recommandées.

Cependant, il doit avoir une solide expérience dans le domaine du management et de la gestion, mais aussi des compétences techniques variées comme la maîtrise de la bureautique, la gestion administrative, une méthodologie de projet. L’Office Manager doit aussi posséder des compétences comportementales (soft skills) comme l’autonomie, une capacité d’adaptation, l’empathie, le relationnel mais aussi la polyvalence.

La polyvalence est un atout indispensable d’un Office Manager car il sera chargé d’intervenir sur des tâches diverses comme l’administratif; la comptabilité; la planification, etc.

Un bon niveau d’anglais peut être requise selon l’environnement d’accueil.

 

C. Quelle est la journée type d’un Office Manager ?

 

La particularité de ce poste est que l’Office Manager n’a pas de journée type, il travaille en fonction du quotidien et des priorités de chacun ainsi que des urgences. Ses journées sont très différentes les unes des autres. Il est essentiel de bien appuyer sur la notion de priorités car l’Office Manager a une multitude de tâches ayant son importance à gérer, il est donc capital de savoir gérer ses priorités afin d’organiser sa journée de manière à ce que tout les intervenant soient satisfait.

Le fil conducteur de la journée d’un Office Manager est le bien être de tous ses collaborateurs et améliorer le travail d’équipe.

 

2. L’Office Manager, véritable métronome de l’humeur au travail

 

A. L’Office Manager, en constante recherche d’amélioration de la qualité de vie au travail

 

L’amélioration de la qualité de vie au travail est une des missions principale de l’Office Manager. L’amélioration de la QVT représente un enjeu crucial pour permettre aux salariés d’être plus productifs et de travailler dans un environnement prospère.

Pour 73 % des Français, la QVT est aussi importante que le salaire, pourtant près de sept salariés sur dix (68 %) estiment que la qualité de vie au travail s'est dégradée ces cinq dernières années.
www.abcsr-performance.com

Pour plus de neuf salariés sur dix, une bonne qualité de vie au travail a un impact fort sur l’engagement des salariés (96 %), sur l’ambiance de travail et les relations dans l’entreprise (96 %), la qualité du travail réalisé (95 %), la santé des salariés (94 %) et la productivité (91 %).

 

L’Office Manager va mettre en place des actions visant à améliorer la QVT de ses collaborateurs en organisant, par exemple, des événements qui renforcent la cohésion d’équipe en entreprise : séminaires et conventions, formations professionnelles, journées incentives et teambuilding, weekends ou soirées d’entreprise. Ces événements sont d’une part l’occasion pour les salariés de tisser de nouveaux liens ou de les approfondir, d’autre part de renforcer leur sentiment d’appartenance à l’entreprise.

 

Outre la mise en place d’évènements, l’Office Manager va devoir travailler sur d’autres points essentiels tels que :

– Instaurer un climat de confiance et de respect avec les collaborateurs

– Valoriser et renforcer l’esprit d’équipe

– Pratiquer l’écoute active favorisant la compréhension : proposer, faire adhérer, ne pas imposer

– Favoriser l’intégration des nouveaux membres de l’équipe

 

B. La gestion des nouveaux collaborateurs 

 

Le rôle d’Office Manager va encore plus loin. En effet, il est aussi chargé d’intégrer efficacement et dans la bonne humeur les nouveaux collaborateurs lors d’onboarding notamment. L’onboarding est un terme anglais qui signifie littéralement “embarquement”. Ce concept désigne les processus d’accueil qui sont mis en place par les organisations pour s’assurer que leurs nouveaux membres soient bien intégrés, qu’ils “embarquent” correctement dans la structure. 

 

Moins de 20% des entreprises ont une politique proactive réelle en matière d’intégration des nouveaux.
www.shrm.org

Il est cependant essentiel de mettre en place une bonne stratégie d’onboarding car cela permettra d’intégrer de manière efficace et rapide vos nouveaux collaborateurs. Mais aussi, vous aurez la possibilité de promouvoir auprès des nouveaux arrivant votre forte culture d’entreprise et les motiver à en faire part.

 

3. Pourquoi faut-il recruter un Office Manager ?

 

A. Les avantages d’un Office Manger dans son équipe

 

Même si le métier d’Office Manager est toujours peu répandu en France, son importance dans l’équipe n’est pas moindre.

 

Voici les principaux avantages d’avoir dans son équipe un Office Manager :

– C’est un acteur indispensable à une bonne coordination en entreprise ;

– Il détermine souvent l’ambiance voire la motivation des équipes de l’entreprise ;

– Il apporte à la direction des feedback et reporting de très bonne qualité venant des salariés ;

– Il favorise l’insertion et la formation des nouvelles recrues.

 

B. Quels sont les outils nécessaires à un Office Manager ?

 

L’Office Manager dispose de nombreux outils internes et informatiques pour booster son efficacité au quotidien. Concernant les outils bureautiques interne, cela peut aller de la simple messagerie, à la wifi jusqu’à la réservation en ligne de salles de réunions. L’Office Manager se doit d’avoir une bonne maîtrise des outils qui lui sont à disposition.

En ce qui concerne les outils informatiques utilisés par l’Office Manager, il en existe plusieurs et pour différentes finalités. Nous allons vous en présenter quelques-uns.

 

Outil de gestion de projet. Dans une entreprise, on va avoir recours à des outils de gestion de projet pour gagner en efficacité et en productivité. Trello est un outil de gestion de projet qui va attribuer des niveaux d’urgences et d’importances à des tâches et vous permettre de gagner en organisation.

 

Des outils de communication collaboratif permettent une communication facilitée entre les différents membres d’une équipe. Slack est un outil très populaire dans le domaine, il permet de simplifier la communication interne entre les collaborateurs. Il existe aussi des outils comme Discord ou Stride.

 

Outil de stockage de documents en ligne. Il s’agit ici des outils de bases comme Google Drive, cet outils permet de stocker des documents en ligne visible par tout le monde et sécurisant ainsi le fichier en cas de perte.

 

Outil de management, ce sont des outils permettant d’organiser et hiérarchiser des tâches, besoins ou demandes de la part de vos collaborateurs. C’est le cas de Task Management qui est un outil de management permettant de recueillir, hiérarchiser et organiser les demandes et besoins des collaborateurs dans un tableau de bord en ligne.

 

Outil de gestion de salles, c’est un outil qui vous permettra de gagner en organisation et faire gagner un temps précieux à tous. Rooming’it est un logiciel de gestion de salles adapté à toute organisation souhaitant gérer efficacement l’attribution de ses espaces.

 

Outil de sondages et collecte d’avis sont des outils en ligne vous aident à obtenir des insights rapidement et efficacement. Supermood est un de ces outils, il propose des sondages anonymes pour identifier les forces et les faiblesses de l’entreprise

 

Des outils de gestion des locaux comme Smart service qui propose une centralisation de prestations concernant diverses nécessités comme le nettoyage; des petits travaux comme un plombier ou un serrurier; un déménagement; le recyclage; la livraison de fruits dans les locaux, etc.

 

 

Points à retenir :

– L’Office Manager est chargé de veiller au bon fonctionnement d’une entreprise, de coordonner et d’assurer la cohérence entre l’extérieur et les équipes mais aussi entre la Direction et les collaborateurs.

– L’amélioration de la qualité de vie au travail des collaborateurs est un enjeu essentiel du métier d’Office Manager.

– Même si le poste d’Office Manager ne requiert pas de formation ni d’études spécifiques, il doit posséder de très bon soft-skills.

– Malgré la méconnaissance globale du métier, l’Office Manager possède une importance capitale pour son entreprise.

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